Кейс Work.ua: Как без потерь избавиться от устаревшего бумажного документооборота

13.11.2019 09:09

Опендатабот помог украинскому сайту поиска работы Work.ua перейти на электронный документооборот с клиентами и сэкономить время и деньги. Благодаря отказу от бумажного документооборота компания за первые восемь месяцев потратила в 4 раза меньше времени на отправку документов и сэкономила около 500 тысяч гривен. Расскажем, как это произошло.

Что такое Work.ua?

Work.ua – это cайт поиска работы, на котором ежемесячно размещается более 70 тыс. вакансий от 25 тыс. работодателей. Сайт посещает более 440 тыс. посетителей ежедневно.

Как было раньше?

Ранее Work.ua отправлял каждому клиенту (а их было более 20 тысяч ежемесячно) счета и акты оказанных услуг в бумажном виде. Ежемесячно компания тратила:

• 3000 отправленных актов;

• 90 часов на печать и отправку документов;

• 9000 листов А4 (18 пачек бумаги);

• 40 000 гривен на отправку.

Почему компания решила перейти на электронный документооборот?

Объем документов и их отправлений ежемесячно возрастал. Когда компания оказалась перед выбором, нанять еще одного бухгалтера, или в корне изменить процесс, руководители компании приняли решение выбрать второе и перешли на электронный документооборот.

Как создать акт и счет в электронном виде и автоматически его заполнить?

Чтобы правильно оформить счет и акт, необходимо знать следующую информацию: наименование и стоимость услуг, правильное название компании на государственном языке, ФИО руководителя, юридические реквизиты.

Все эти данные Work.ua начал автоматически получать и загружать в свою CRM-систему с помощью Опендатабот на основании выписки полученных платежей по кодам ЕГРПОУ компаний или ИНН для ФЛП.

Единые шаблоны счетов и актов настроены так, чтобы формироваться автоматически по данным, полученным благодаря Опендатабот, и подходить для всех клиентов. Шаблоны счета и акта в M.E.Doc созданы через встроенный конструктор шаблонов и выгружаются через xml-файлы.

Автоматически создаются акты для всех счетов, подходящих под условия:

• счет оплачен;

• в реквизитах счета выбран вариант отправки;

• не создан акт по счету.

Только что созданные документы в виде xml- и pdf-файлов массово выгружаются, подписываются с помощью электронной цифровой подписи и отправляются клиентам.

Какие приятные бонусы принесло привлечение Опендатабот?

С помощью Опендатабот можно узнать, является ли клиент плательщиком НДС. По статистике таких среди клиентов Work.ua оказалось более 80 %, и почти во всех таких компаниях уже была установлена ​​программа M.E.Doc для подачи электронных налоговых накладных. Поэтому для плательщиков НДС Work.ua по умолчанию отправляет документы в M.E.Doc.

Если же клиент неплательщик НДС, то менеджер связывается с ним и уточняет, как тот хочет получить документы.