Кейс Work.ua — Як без втрат позбутися застарілого паперового документообігу

Опендатабот допоміг українському сайту пошуку роботи Work.ua перейти на електронний документообіг із клієнтами та заощадити час і кошти. Завдяки відмові від паперового документообігу компанія за перші вісім місяців втратила в 4 рази менше часу на відправку документів і зекономила близько 500 тисяч гривень. Розповімо, як це сталося.

Що таке Work.ua?

Work.ua — це cайт пошуку роботи, щомісяця розміщується понад 70 тис. вакансій від 25 тис. роботодавців. Сайт відвідує понад 440 тис. відвідувачів щодня.

Як було раніше?

Раніше Work.ua відправляв кожному клієнтові (а їх було щомісяця понад 20 тисяч) рахунки й акти наданих послуг в паперовому вигляді. Щомісяця компанія витрачала:

• 3000 відправлених актів;

• 90 годин на друк і відправку документів;

• 9000 аркушів А4 (18 пачок паперу);

• 40 000 гривень на відправку.

Чому компанія вирішила перейти на електронний документообіг?

Обсяг документів та їх відправлень щомісяця зростав. Коли компанія постала перед вибором, чи найняти ще одного бухгалтера, чи докорінно змінити процес, керівники компанії вирішили обрати друге й перейшли на електронний документообіг.

Як створити акт і рахунок в електронному вигляді та автоматично його заповнити?

Щоб правильно оформити рахунок і акт, потрібно знати наступну інформацію: найменування та вартість послуг, правильна назва компанії державною мовою, ПІБ керівника, юридичні реквізити.

Усі ці дані Work.ua почав автоматично отримувати та завантажувати у свою CRM-систему за допомогою Опендатабот на підставі виписки отриманих платежів за кодами ЄДРПОУ компаній або ІПН для ФОП.

Єдині шаблони рахунків і актів налаштовані так, щоб формуватись автоматично за даними, отриманими завдяки API Опендатабот, та підходити для всіх клієнтів. Шаблони рахунку й акту в M.E.Doc створені через вбудований конструктор шаблонів і вивантажуються через xml-файли.

Автоматично створюються акти для всіх рахунків, які підходять під умови:

• рахунок сплачено;

• у реквізитах рахунку обрано варіант відправки;

• не створено акт за рахунком.

Щойно створені документи в вигляді xml- і pdf-файлів масово вивантажуються, підписуються за допомогою електронного цифрового підпису і відправляються клієнтам.

Які приємні бонуси принесло залучення Опендатабот?

За допомогою Опендатабот можна дізнатися, чи є клієнт платником ПДВ. За статистикою таких серед клієнтів Work.ua виявилося понад 80 %, і майже в усіх таких компаній уже була встановлена ​​програма M.E.Doc для подання електронних податкових накладних. Тому для платників ПДВ Work.ua за замовчуванням відправляє документи в M.E.Doc.

Якщо ж клієнт неплатник ПДВ, то менеджер зв’язується з ним і уточнює, як той хоче отримати документи.